Ce conseil est important et s’adresse à ceux et celles qui sont les porteurs des projets (‘Project Sponsors’) dans l’entreprise:
Ne laissez pas le pauvre gestionnaire de projet tenter de deviner ou d’élaborer les bénéfices que vous vous attendez du projet que vous lui demandez de réaliser.
POURQUOI LES BÉNÉFICES DU PROJET NE DEVRAIENT-ILS PAS ÊTRE FORMULÉS PAR LE GESTIONNAIRE DE PROJET?
Pour répondre à cette question, il est important de comprendre ce qu’est un bénéfice attendu:
Un bénéfice attendu est la description d’un objectif à atteindre qui justifie la mise en branle d’un projet et qui nécessitera la consommation de ressources (humaines, financières et/ou matérielles).
Les bénéfices attendus du projet doivent être rattachés aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Les bénéfices doivent être mesurables. Ceci est très important afin de s’assurer que les projets qui seront sélectionnés sont bel et bien justifiés pour l’organisation. Ces bénéfices serviront aussi à prioriser l’ordre d’exécution des différents projets.
Les bénéfices attendus du projet doivent être rattachés aux objectifs stratégiques de l’entreprise et ceux-ci doivent être mesurables. Ceci est important afin de s’assurer que les projets qui seront sélectionnés sont justifiés pour l’organisation. Ces bénéfices serviront aussi à prioriser les différents projets.
Vous comprendrez que le gestionnaire de projet ne détient habituellement pas ces connaissances à moins qu’il contribue étroitement au processus de priorisation des projets.
ALORS, QUI DEVRAIT ÊTRE MIEUX PLACÉ POUR ÉLABORER LES BÉNÉFICES ATTENDUS?
Le porteur du projet est le mieux placé pour faire cet exercice car il connaît les objectifs stratégiques de l’entreprise et est en mesure d’identifier quels éléments d’amélioration justifient la mise sur pied d’un projet dont le but sera d’apporter des changements ou améliorations à l’organisation ou à ses produits.
Le porteur du projet peut être soit un individu ou un groupe de l’organisation.
Habituellement, les bénéfices attendus sont fournis au gestionnaire de projet lorsque celui-ci est assigné au projet au même moment que l’énoncé du projet besoin (brève description générale du projet à livrer) lui sera remis.
Avant de conclure, le gestionnaire de projet expérimenté peut aider le porteur de projet à l’élaboration des bénéfices au besoin si celui-ci est impliqué lors de la sélection des projets. Il sait à quoi ressemble une bonne description des bénéfices pour en avoir vu d’autres avant. Cela aura d’autant plus de valeur s’il connaît bien l’entreprise. Profitez donc de son expérience!
Apprenez-en d’avantage sur la gestion des bénéfices des projets en lisant cet article: La gestion des bénéfices de projet c’est essentiel!
